지난 포스팅에서는 주소보정명령 주민센터 안 가고 주소보정서 제출하는 법에 대하여 소개해 드렸습니다.
“내용증명”, 많이들 들어보셨을 것입니다. 누군가는 평생 한번도 내용증명을 구경조차 못했을 수 있지만, 경제활동을 하는 분이라면 한 번 쯤은 받거나 보내본 경험 혹은 주변에서 누군가 받은 내용증명을 보신 적은 분명히 있을 것입니다.
내용증명은 과연 무엇이고(1. 내용증명의 의의), 받거나 보냈을 때 어떤 효과가 있으며(2. 내용증명의 효과), 어떻게 작성해야 하는지(3. 내용증명작성방법), 어떻게 보내야 하는지(4. 내용증명보내는법)에 대하여 자세히 알려 드리겠습니다.
1. 내용증명의 의의
많은 분들이 어떤 분쟁이 발생하였을 때 내용증명부터 보내라는 말을 많이 들어보셨을 것입니다. 임대차계약해지, 보증금반환청구, 채권양도통지 등 각종의 통지, 최고, 청구, 거절, 경고 등의 내용을 문서로 작성하여 우체국을 통하여 상대방에게 전달하는 것이 바로 내용증명 입니다. 내용증명을 발송하고 그 다음 소송으로 나아가는 경우가 많기 때문에 내용증명을 소송 전 단계라고 보기도 합니다.
1.1. 우편법 시행규칙
우편법 시행규칙을 살펴보면, 내용증명을 아래와 같이 규정하고 있습니다.
| 우편법 시행규칙 제25조 제1항 제4호 가목 내용증명 : 등기취급을 전제로 우체국창구 또는 정보통신망을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 특수취급제도 |
내용증명은 등기취급(접수부터 배달까지 기록)을 전제로 우체국창구 또는 정보통신망(인터넷우체국)을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 증명하는 제도입니다. 누가 누구에게 보냈다는 사실뿐 아니라 어떤 내용으로 보냈다는 사실까지 증명하는 것이 핵심입니다.
1.2. 비교
1.2.1. 등기우편
| 우편법 시행규칙 제25조 제1항 제1호 등기취급 : 우편물의 접수에서 배달까지 모든 단계의 취급과정을 기록하는 우편물의 특수취급제도 |
우체국에서 우편을 보낼 때 일반우편은 수취인의 우편함에 배달되므로 분실의 우려가 있으므로 수취인이 해당 우편물을 받았다는 사실을 증명할 수 없습니다. 반면 등기우편은 발송인이 보낸 우편물이 우편함이 아닌 수취인 주소의 누구에게(수취인) 배달되었는지가 확인되는 우편입니다. 또한 우편물의 배달 중 현재 위치도 확인이 가능합니다. 그래서 반드시 전달되어야 하는 우편물은 등기로 보내는 것이 일반적 입니다.
1.2.2. 배달증명
| 우편법 시행규칙 제25조 제1항 제4호 다목 배달증명 : 등기취급을 전제로 우편물의 배달일자 및 수취인을 배달우체국에서 증명하여 발송인에게 통지하는 특수취급제도 |
배달증명은 등기우편의 장점에 더하여 배달일자와 수취인을 우체국에서 증명하여 발송인에게 통지해주는 서비스입니다. 등기우편에서 확인 가능한 사실을 증명으로 통지해주는 추가 기능이 있는 것입니다.
그러나 등기우편이든 배달증명이든 누가 누구에게 언제 보내서 언제 누가 받았는지까지만 확인할 수 있고 내용증명처럼 어떤 내용을 보냈는지를 증명해주는 기능이 없습니다. 따라서 우편제도 중에서 내용증명이 가장 강력한 증명수단이며 소송에서 어떤 내용의 도달의 증거로 가장 많이 활용되고 있습니다.
2. 내용증명의 효과
2.1. 내용증명 발송의 효과
내용증명을 발송하게 되면 그 내용에 따라서 특정한 효과가 발생합니다. 가령 임대차계약을 해지하거나 갱신거절의 의사표시를 하거나 이행을 최고하는 등의 의사의 통지는 내용 그대로 효과가 발생하게 됩니다.
주주총회소집통지, 채권양도통지처럼 어떤 사실을 알려주는 관념의 통지는 그러한 통지를 하였으므로 다른 행위가 적법하게 되거나 유효하게 되어 대항할 수 있게 되거나 하는 효과가 발생하게 됩니다.
어떤 분쟁이 발생하였을 경우 상대방에게 소송행위를 하기 전에 충분히 경고하여 상대방의 불법행위를 중단하게 하거나 손해를 회복시키거나 원만한 합의에 이르는 등의 효과가 발생하기도 하지만, 내용증명을 발송하였다는 사실만으로는 분쟁에 있어 특정한 법적 효과가 발생하지는 않는다는 점을 명심하시기 바랍니다.
따라서 내용증명의 발송이 일률적으로 어떤 법적 효과가 있거나 없거나 하는 것이 아니라 그 내용에 따라 효과가 있을 수도, 없을 수도 있는 것입니다.
2.2. 내용증명 수신의 효과
내용증명을 수신하게 되면 발송의 효과에 상응하는 효과가 발생하게 됩니다. 위에서 설명드린 것처럼 내용증명은 그 내용이 가장 중요하므로, 내용증명을 받았을 때 너무 걱정부터 하지 않으셨으면 좋겠습니다. 내용을 잘 살펴보고 법률적 효과가 있는 문서인지, 아무 의미없는 문서인지 잘 판단하는 것이 중요합니다. 때로는 근거없는 경고(협박)가 될 수도 있으며, 적법하지 않은 내용의 문서일 수도 있기 때문입니다.
내용증명을 받았다고 당장 큰일이 나거나 돈을 물어줘야 한다거나 하는 일은 잘 발생하지 않습니다. 내용을 충분히 살펴보고 주변 전문가와 상의하시기 바랍니다.
3. 내용증명작성방법
내용증명작성방법은 어렵지 않습니다. 아래 작성방법만 잘 따라하신다면 누구나 작성하여 보낼 수 있습니다. 그리고 내용증명에서 내용을 제외한 형식상 항목 중 빠진 것이 있다면 우체국에서 접수할 때 안내를 해주고 그에 따라 수정하면 됩니다.
3.1. 발송인의 성명ㆍ주소
| 우편법 시행규칙 제51조(발송인 및 수취인등의 성명ㆍ주소) ①내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소는 동일하여야 한다. ②제1항의 규정에 불구하고 다수인이 연명하여 동일인에게 내용증명우편물을 발송하는 때에는 연명자중 1인의 성명ㆍ주소만을 우편물의 봉투에 기재하여야 한다. |
발송인의 성명ㆍ주소는 반드시 기재되어야 하는 항목입니다. 발신인, 발신자, 보내는 사람 등 다른 명칭을 사용해도 무방하지만, 반드시 발송인의 성명과 주소가 기재되어야 합니다. 발송인의 주민등록번호, 전화번호 등 추가정보를 기재하시는 것은 자유이며, 필수요소는 아닙니다. 발송인이 법인일 경우에도 마차가지입니다.
발송인이 다수인일 경우 내용문서에는 발송인 모두의 성명과 주소를 기재하지만, 내용증명우편물의 봉투에는 연명자 중 1인의 성명 및 주소만을 기재하여야 합니다.
3.2. 수취인의 성명ㆍ주소
| 우편법 시행규칙 제51조(발송인 및 수취인등의 성명ㆍ주소) ①내용증명우편물의 내용문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소는 동일하여야 한다. 우편법 시행규칙 제47조(동문내용증명) 2인이상의 수취인에게 발송하는 내용증명우편물로서 그 내용문서가 동일한 것은 이를 동문내용증명으로 할 수 있다. |
수취인의 성명ㆍ주소 또한 반드시 기재되어야 하는 필수요소입니다. 수신인, 수신자, 받는 사람 등 다른 명칭을 사용해도 무방하고, 발송인의 경우와 마찬가지로 수취인의 주민등록번호, 전화번호 등 추가정보를 기재하시는 것은 자유이며, 필수요소는 아닙니다.
수취인이 1인 이상일 경우 각각 보내는 것이 원칙이지만, 2인 이상의 수취인에게 발송하는 내용증명우편물로서 그 내용문서가 동일한 것은 이를 동문내용증명이라고 합니다. 동문내용증명은 뒤에서 설명드리는 등본 준비에 있어 수취인별로 모두 준비할 필요가 없고, 수취인 전부의 셩명 및 주소를 기재한 등본 2통만 제출하면 됩니다.
3.3. 내용증명의 규격
| 우편법 시행규칙 제49조(내용문서 원본 및 등본의 규격등) ①내용문서의 원본 및 등본은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제7조제6항에 따라 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 용지(이하 “기준용지”라 한다)를 사용하여 작성하되, 등본은 내용문서의 원본을 복사한 것이어야 한다. |
내용증명은 반드시 A4 용지에 작성하여야 합니다. 문서의 규격 즉 사이즈를 지켜야 합니다. 가장 많이 사용하는 사이즈 이지만, 간혹 B5 등 다른 규격의 종이에 준비해 가시는 분들도 계시니, 간단한 사실이지만 유의하시기 바랍니다.
3.4. 내용문서의 원본 및 등본 2통
| 우편법 시행규칙 제48조(내용문서 원본 및 등본의 제출등) ①내용증명우편물을 발송하고자 하는 자는 내용문서 원본 및 그 등본 2통을 제출하여야 한다. ②동문내용증명 우편물인 경우에는 각 수취인별ㆍ내용문서 원본과 수취인 전부의 성명 및 주소를 기재한 등본 2통을 제출하여야 한다. ③제1항 및 제2항에 따라 제출받은 등본 중 한통은 우체국에서 발송한 다음날부터 3년간 보관하고 나머지 한통은 발송인에게 이를 되돌려 준다. 다만, 발송인이 등본을 필요로 하지 아니하는 때에는 제1항 및 제2항에 따른 등본은 한통을 제출할 수 있다. |
“내용증명은 3통을 작성해서 가면된다” 라는 말은 많이 들어보셨을 것입니다. 정확히는 내용문서 원본 1통과 원본을 복사한 등본 2통을 제출하여야 합니다. 원본이라함은 문서에 날인이 되어있거나 첨부한 문서가 원본인 경우를 말합니다. 같은 내용의 원본 3통을 준비하셔도 무방합니다.
3통을 제출하는 이유는 원본 1통은 수취인에게 발송하고, 등본 1통은 우체국에서 보관하며, 나머지 등본 1통은 발송인에게 되돌려 주기 위함입니다. 우체국에서 보관하는 1통은 추후 내용증명의 재증명(발송후의 내용증명)이 가능하고, 발송인에게 돌려주는 등본 1통에는 우체국의 날인과 우편스티커가 붙어있습니다.
2인이상의 수취인에게 동일한 내용증명을 발송하는 것을 동문내용증명이라 하는데, 이러한 경우 원본은 각 수취인 수만큼 준비하고, 수취인 전부의 성명 및 주소를 기재한 등본은 2통만 준비하면 됩니다.
3.5. 내용문서의 내용 (내용증명양식 다운로드)
| 우편법 시행규칙 제46조(내용증명) ①제25조제1항제4호가목에 따른 내용증명우편물은 한글, 한자 또는 그 밖의 외국어로 자획을 명료하게 기재한 문서(첨부물을 포함한다. 이하 같다)인 경우에 한하여 취급하며, 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서 또는 문서의 원본(사본을 포함한다. 이하 같다)과 등본이 같은 내용임을 일반인이 쉽게 식별할 수 없는 문서는 이를 취급하지 아니한다. |
내용증명의 내용에는 특별한 제한이 없습니다. 다만, 우편법 시행규칙에서 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서는 이를 취급하지 아니한다고 규정하고 있을 뿐입니다.
내용증명을 작성하는 요령은 최대한 간결하게 필요한 사실 또는 주장만을 기재합니다. 내용이 길어지다 보면 불필요하거나 나중에 소소에서 불리하게 작용할 내용이 들어 갈 수 있습니다. 내용증명을 보내는 목적에 맞게 특정한 의사표시를 하거나, 알려주거나, 청구하거나, 경고하는 내용만 담으면 그 목적을 달성할 수 있습니다.
인터넷우체국에서는 몇가지 내용증명접수 양식 다운로드를 제공하고 있습니다. 내용을 작성하실 때 참고하시면 좋을 것 같습니다.
3.6. 기명날인 (선택사항)
기명날인은 성명 또는 법인명을 기재하고 그의 도장을 찍는 것을 말합니다. 기명날인이 내용증명에서 필수 요소는 아니며, 다만 내용증명을 보내는 목적에 맞게 필요한 경우가 있을 수 있습니다. 특정한 의사표시 및 그 진정성을 담보하기 위하여 인감증명서를 문서(내용증명)에 첨부하도록 법령에 규정이 있거나 약정을 한 경우에는 기명날인하게 됩니다.
3.7. 주의사항
| 우편법 시행규칙 제50조(문자의 정정등) ①내용문서의 원본 또는 등본의 문자나 기호를 정정ㆍ삽입 또는 삭제한 때에는 “정정”ㆍ“삽입” 또는 “삭제”의 문자 및 자수를 난외 또는 말미여백에 기재하고 그 곳에 발송인의 도장 또는 지장을 찍거나 서명을 해야 한다. ②제1항의 경우 정정 또는 삭제된 문자나 기호는 명료하게 판독할 수 있도록 남겨두어야 한다. ③내용증명우편물을 접수한 후에는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소의 변경, 내용문서원본 또는 등본의 문자나 기호의 정정등을 청구할 수 없다. |
내용증명을 작성해서 우체국에 방문하였는데 만약 정정할 내용이 있다면 어떻게 해야할까요. 이러한 경우 “정정”ㆍ“삽입” 또는 “삭제”의 문자 및 자수를 난외 또는 말미여백에 기재하고 그 곳에 발송인의 도장 또는 지장을 찍거나 서명을 해야 합니다. 이 경우 정정 또는 삭제된 문자나 기호는 명료하게 판독할 수 있도록 남겨두어야 하며, 내용증명우편물을 접수한 후에는 발송인 및 수취인의 성명ㆍ주소의 변경, 내용문서원본 또는 등본의 문자나 기호의 정정등을 청구할 수 없습니다.
4. 내용증명보내는법
4.1. 우체국내용증명
4.1.1. 우체국 내용증명 발송
| 우편법 시행규칙 제52조(내용문서의 증명) ①내용증명우편물을 접수할 때에는 접수우체국에서 내용문서 원본과 등본을 대조하여 서로 부합함을 확인한 후 내용문서 원본과 등본의 각통에 발송연월일 및 그 우편물을 내용증명우편물로 발송한다는 뜻과 우체국명을 기재하고 우편날짜도장을 찍는다. ②수취인에게 발송할 내용문서의 원본, 우체국에서 보관할 등본 및 발송인에게 교부할 등본 상호간에는 우편날짜도장을 걸쳐 찍어야 한다. ③내용문서의 원본 또는 등본이 2매이상 합철되는 곳에는 우편날짜도장을 찍거나 구멍을 뚫는 방식 등으로 간인(間印)해야 하며, 제50조제1항에 따라 내용문서의 원본 또는 등본의 정정ㆍ삽입 또는 삭제를 기재한 곳에는 우편날짜도장을 찍어야 한다. ④제1항부터 제3항까지의 규정에 따라 증명한 내용문서의 원본은 우체국의 취급직원이 보는 곳에서 발송인이 수취인 및 발송인의 성명ㆍ주소를 기재한 봉투에 넣고 봉함하여야 한다. |
우체국에 방문하여 내용증명을 발송하는 경우 아래와 같은 과정을 거치게 됩니다.
- 우체국직원이 원본과 등본을 대조하여 서로 부합함을 확인
- 원본과 등본의 각통에 발송연월일 및 내용증명임을 표시, 우체국명 기재, 우편날짜도장 날인
- 원본, 등본 2통 상호간에 우편날짜도장을 걸쳐서 날인
- 2매이상인 경우 우편날짜도장 간인
- 발송인이 원본을 봉투에 넣고 봉함하여 제출
따라서 우편봉투는 수취인에게 보낼 1개만 준비하고, 내용문서의 발송인과 수취인의 성명 및 주소를 동일하게 기재한 봉투 하나를 준비하되, 우체국 직원의 확인과 날인을 받은 원본 내용문서를 그 봉투에 넣어야 하므로 봉투는 봉함하지 않고 열린채로 준비해 가야합니다.
4.1.2. 발송 후 내용증명(우체국창구 접수분)
발송 후 내용증명은 우체국을 방문하여 접수한 내용증명 문서를 분실 또는 훼손되었을 경우 재발급받는 서비스로, 우체국에 방문하여 받거나 인터넷우체국에서 신청하여 우편물로 받을 수 있습니다.
내용증명의 발송인과 수취인만 가능하고, 내용증명 문서의 등기번호 또는 접수정보를 알아야 가능하며, 우편물을 접수한 다음날로부터 3년까지만 가능합니다.
4.2. 인터넷우체국
4.2.1. 인터넷우체국 내용증명
인터넷우체국을 방문하시면, 직접 우체국 방문을 하지 않고 집에서 내용증명을 발송할 수 있습니다. 필수로 들어가야할 요소들을 안내해 주기 때문에 실수할 가능성이 적고, 같은 문서를 3통을 준비하지 않아도 되며, 인터넷으로 내용증명 열람이 가능한 장점도 있습니다.
4.2.2. 인터넷우체국 발송 후 내용증명
발송 후 내용증명은 인터넷우체국에서 내용증명을 접수한 경우 전자보관된 내용증명 문서를 온라인상에서 재 증명(무료) 받거나 우편(추가요금 부과)을 통하여 받아 볼 수 있는 서비스입니다.
우체국 발송 후 내용증명과 마찬가지로 발송인과 수취인만 신청이 가능하며, 우편물을 접수한 다음날부터 3년까지만 신청이 가능합니다.
4.2.3. 인터넷우체국 발송 후 배달증명
발송 후 배달증명은 내용증명을 포함한 등기우편물을 발송한 후 그 우편물에 대한 배달여부를 우체국에서 증명받기 위하여 신청하는 서비스입니다. 인터넷우체국으로 신청하여 프린터로 직접 인쇄가 가능하고, 역시나 발송인과 수취인만 신청할 수 있습니다. 배달완료일 D+2일부터 신청이 가능하며, 발송한 다음날부터 1년이내, 내용증명은 3년 이내에 신청이 가능합니다.
4.3. 내용증명 수수료
5. 결론
이상으로 내용증명은 과연 무엇이고, 받거나 보냈을 때 어떤 효과가 있으며, 어떻게 작성해야 하는지, 어떻게 보내야 하는지에 대하여 알아보았습니다.
내용증명은 경우에 따라 소송의 전 단계로서의 의미를 가지며, 실제 소송절차에서 의사표시 및 통지에 있어 매우 강력한 증거로 활용될 수 있습니다. 소송에서 증거로 제출하실 경우에는 우체국 날인이 있는 내용증명문서와 발송 후 배달증명을 함께 제출하시는 것이 그 도달여부까지 증명하므로 효과적이라 할 수 있습니다.
본 포스팅을 참고하시면 충분히 혼자서 내용증명을 작성해서 보내실 수 있을 것입니다.